ClickUp

تنفيذ المشاريع والمهمات كفريق عمل واحد

سواء كنت طالبا أو موظفا أو تمتلك مشروعك الخاص، يمكنك الاعتماد على برنامج ClickUp لتنفيذ المهمات والمشاريع التي تريدها، فهو يساعد على ترتيب وتنظيم عملية التنفيذ بالكثير من الخيارات المفيدة، ويوفر بيئة عمل جماعية ومريحة جدا وسهلة التعامل، بحيث يتم توزيع المهام على فريق العمل ليعرف كل شخص ما عليه القيام به بالتحديد، والاطلاع على مستوى التنفيذ العام للمشروع من قبل الجميع، ليصبح تنفيذ المشاريع أسهل من أي وقت مضى.

تدعم خدمة ClickUp العمل على مختلف الأنظمة والأجهزة، حيث يعمل على أنظمة ويندوز وماك ولينكس لأجهزة الكمبيوتر، وأنظمة أندرويد وiOS على الهواتف الذكية، يمكنك أيضا تحميل تطبيق ClickUp للأندرويد والتفاعل مع محتويات المشروع، لتكون على اتصال بمشروعك في أي وقت ومن أي جهاز أيضا.

الاشتراك في البرنامج وتجهيز الحساب 

أول شيء عليك القيام به عند فتح برنامج ClickUp هو الحصول على حساب جديد، يتم ذلك بسهولة من واجهة البرنامج عبر كتابة بريدك الإلكتروني وكلمة المرور، سيتم إرسال رمز تفعيل إلى بريدك الإلكتروني للتأكد من امتلاكك له، بعد ذلك سيتم عرض عدة خيارات لتجهيز واجهة البرنامج، مثل اختيار صورة شخصية ولون الواجهة الأساسي وعدد أعضاء الفريق واختيار التطبيقات المساعدة وغيرها.

إنشاء مساحة عمل جديدة وتخصيصها

أهم الخيارات التي يجب القيام بها هو إنشاء مساحة عمل جديدة، وفي العادة ستكون مساحة العمل باسم المشروع أو الهدف الذي تود القيام به، يدعم البرنامج إنشاء أكثر من مساحة عمل بشكل مستقل، وفي مساحة العمل يتم إضافة جميع المهمات لتنفيذ المشروع وترتيبها في قوائم متعددة، يتم التفاعل مع محتوى مساحة العمل من أعضاء الفريق لإنجاز المشروع بالكامل وتبادل النقاشات المفيدة.

إرسال دعوات الانضمام إلى أعضاء الفريق 

بعد إنشاء مساحة العمل سيكون على مالك المساحة إضافة بقية أعضاء الفريق، يتم إضافة أعضاء الفريق باستخدام عنوان البريد الإلكتروني، من الإعدادات يمكن الوصول إلى قسم People، قم بكتابة عناوين البريد الإلكتروني أو نسخ العديد من العناوين إذا كانت جاهزة مسبقا في مستند نصي، يمكن لمدير مساحة العمل تحويل أحد الأعضاء من عضو عادي إلى مدير في مساحة العمل، أو تحويله من عضو عادي إلى ضيف فقط لمشاهدة مساحة العمل بدون القدرة على التعديل.

إضافة قوائم المهمات وطرق التعامل معها

كما ذكرنا كل مساحة عمل عبارة عن مشروع مستقل يحتوي على مهمات مختلفة، من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها هي ترتيب مساحة العمل، يتم ذلك عبر إنشاء قوائم متعددة بحيث تحتوي كل قائمة على مهمات خاصة، تساعد القوائم في توزيع المهمات حسب نوعها أو حسب تسلسلها في مجموعات، يمكن تمييز القوائم بألوان مختلفة أو إضافة شرح حول القائمة ومحتوياتها، وبجانب كل قائمة تظهر عدد المهمات التي لم تنفذ بعد.

كتابة المهمات وترتيبها في القوائم 

في كل قائمة يمكن إضافة العديد من المهمات التي سيتم تنفيذها، في أي وقت اضغط على زر +Task في الواجهة لإنشاء مهمة جديدة، هناك الكثير من الخيارات عند إضافة مهمة جديدة، مثل كتابة اسم المهمة ووصفها وإضافة مهمات فرعية حسب رغبتك، أو تحديد تاريخ محدد لتنفيذ المهمة، كما يمكن تحديد أحد أعضاء فريق العمل وتوكيله تنفيذ المهمة، وكذلك إرفاق ملف مع المهمة سواء من الكمبيوتر أو من خدمات التخزين السحابي مثل جوجل درايف أو دروبكس.

التفاعل مع حالة المهمات من قبل الفريق

أثناء تنفيذ المهمات يمكن للأعضاء التفاعل مع حالات المهمة، عند إنشاء المهمة ستكون في حالة TO DO وهي مهمة بانتظار تنفيذها، يستطيع أي عضو في الفريق تغيير حالة المهمة وجعلها مهمة تم تنفيذها ليتم نقلها إلى قسم المهمات المنفذة، يمكن لمدير مساحة العمل اختيار حالات المهمة، مثل إضافة حالة قيد التنفيذ أو مهمة مؤجلة أو مهمة ملغية وهكذا، بحيث تظهر هذه الحالات لبقية أعضاء الفريق عند تغيير حالة المهمة.

التعرف على التطبيقات المساعدة في البرنامج

من الأمور التي يقوم بها مدير مساحة العمل هو اختيار التطبيقات المساعدة، وهي عدة تطبيقات تساعد في إنجاز المشاريع بالعديد من الوظائف، سنذكر الآن بعض التطبيقات المساعدة ووظيفتها: 

• مراقبة الوقت Track Time: أداة بسيطة يمكن عبرها تشغيل مؤقت زمني وربطه مع إحدى المهمات، بحيث يتم حساب الوقت المستغرق لتنفيذ المهمة.
• التذكير Reminder: ليتم تذكيرك بموضوع محدد أو وقت للقيام ببعض الأشياء، اكتب موضوع التذكير وحدد التاريخ والوقت ليتم تنبيهك في الوقت المناسب.
• الملاحظات Notepad: لكتابة الملاحظات الخاصة بالمستخدم، وهي مساحة لكتابة الأشياء وترتيبها والاحتفاظ بها للرجوع إليها في أي وقت لاحقا.

إضافة لوحات التحليل إلى مساحة العمل

يوجد قسم في البرنامج خاص بتحليل مساحة العمل، يمكن إضافة العديد من اللوحات لعرض محتوى مساحة العمل بأكثر من طريقة، هناك الكثير من اللوحات بوظائف مختلفة يتم توزيعها في مجموعات حسب نوعها، مثل تحليل جميع المهمات وتوضيح إجمالي المهمات المنتهية وقيد العمل والمفتوحة وبقية الحالات، أو عرض جميع أعضاء الفريق وعدد المهمات الموكلة لكل شخص وغيرها، بعض هذه اللوحات غير متاح للاستخدام المجاني ويتوفر فقط للحسابات المدفوعة.

إنشاء المستندات وربطها مع قوائم العمل

يدعم برنامج ClickUp خاصية ربط بعض المستندات مع قوائم المهمات أو مساحات العمل، في هذه المستندات يتم إضافة بعض المصادر أو المعلومات التفصيلية أو الجداول المتعلقة بالمهمات، ويمكن أن يتكون المستند من صفحة وحدة أو عدة صفحات، يتم ربط هذه المستندات مع بعض الأماكن في مساحة العمل، مثل ربطها مع لوحة مهمات محدد لتظهر فيها فقط أو ربطها مع مساحة العمل بالكامل.

مميزات برنامج ClickUp للكمبيوتر 

• تسهيل تنفيذ وإدارة المشاريع بواسطة فريق عمل جماعي.
• إنشاء مساحات عمل متعددة لتنفيذ عدة مشاريع معا.
• دعوة الأعضاء للانضمام لمساحة العمل وإعطاء الصلاحيات.
• تنظيم المهمات في المشروع عبر توزيعها في قوائم خاصة.
• إضافة مهمات جديدة في القوائم بالكثير من الخيارات.
• توكيل تنفيذ كل مهمة بأحد أعضاء فريق العمل بسهولة.
• التفاعل مع المهمات وتغيير حالتها لمعرفة مستوى التنفيذ.
• تحليل مساحة العمل بالكامل عبر لوحات متعددة الوظائف.
• إنشاء مستندات وربطها مع مساحة العمل أو إحدى القوائم.

يمكنك تحميل برنامج إدارة المشاريع وتنفيذها عبر فريق عمل جماعي في بيئة عمل مميزةClickUp 2.0.22 للكمبيوتر بالإصدار الأخير من موقع داونزن مجانا بالضغط على زر التحميل في الصفحة.